##大学学生会档案管理制度

大学门生会档案办理轨制

档案工作是校门生会工作连续性，有序性的有力保险，为兑现工作的正规化，特订定此项轨制，以进步工作效果和工作质量。

1、平常档案工作方法

1、校门生会档案是门生会的构造干部办理、教诲、活动等工作展开所积聚的笔墨与图象声像资料，是校门生会相称紧张的大家财产。档案内容不得随便公示、复制。

2、校门生会档案由办公室分类联合办理;各部分档案由各部分部长料理，秘书处监督办理，每一学期各部分将进行一次档案料理，将有关资料归档备案。

3, 校门生会档案包括人事档案,工作档案,财务档案及活动档案。

4、各部分筹谋筹办的各项活动的扫数资料，必须一式两份办公室处存档，以备查找。

5. 档案式样要求：对付各部文档案，应有文本和电子两种版本。对付磁盘、磁带,cd,vcd等介质，向办公室索取档案带，待总结完后一并上缴。

6. 档案上缴日期：在该项活动结束后一周内。

7. 档案上交时由办公室签收。

二,档案内容要求：

（一）人事档案 包括个人经历简介、年度工作鉴定，以及别的有关材料,由主席团当真观察记录。

l、个人经历简介是校门生会成员的根本档案，由有关个人及部分填写。

2、年度工作鉴定是对大学门生会成员每一年工作的评定，一式三份，每一年由大学门生会送一份到被鉴定人地点学院，作为评定奖学金、评比三好生、优秀门生会干部的根据之一。

3、工作鉴定是大学门生会成员革职或毕业离校时对其整体工作的鉴定，由黉舍有关部分存入该门生档案。

（二）工作档案 包括校门生会工作目次，各部分工作档案，上级及外单位来文以及别的有关档案，由办公室料理保管。

l、大学门生会工作目次是校门生会的大事记，按日期次序记录，并标上细致内容地点有关档案的页码。

2、各部分将其各项工作唆使、活动关照、集会文件、决议、发起定见、经验总结等当真详实地加以记录，由分担主席按期查抄并交给办公室料理后将庞大事变参加工作目次。

（三）财务档案 包括账目、现金出入表、各种有关单子、表格等，由主席团当真，按期查抄，详见财务轨制。

（四）活动档案

1、活动档案内容包括活动企划书；活动筹办环境；活动及进程结果；活动动静稿,照片等各种笔墨与图象资料。

2、 活动结束后由主办部分及时写出工作总结，并与以上材料一路及时办公室归档。

3、档案查阅方法

1,查阅要求:

1)

各部分可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。

2)

各部分借阅文件后，应保存文件的完好、干净，不得在文件上乱涂乱写，并且应当及时归还，如有遗失应做出版面查验，主席团会做出响应的告诫、责怪。

查阅前请比较办公室档案清单，明了档案名称及档案号。

4)

当真填写索档单，并由部长以上签名。

5)

各部在指按时候办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。

6)

档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查问并作响应处理。

2、借阅手续：

（1） 借阅档案必须有表明，由主席团授权后方可借阅，异国表明的同等不予借阅。借阅档案必须进行注册挂号，挂号时应注明借阅人姓名、地点、借阅的内容和时候等。

（2）借阅档案应办理挂号手续（包括编号、内容、时候、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。

（3）借阅时候不得超出一周（主席团赞成除外），延期归还由办公室赐与口头告诫、责怪。

（4）复制文件必须征得主席团的赞成。

8、外单位借阅校门生会工作档案的，需向团委发起版面申请，并经主席签字赞成后方可，

秘书处的对外借档案应做好外借挂号（包括编号、内容、时候、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员），外借期限为一周。

9、外借档案不得为档案原件。